Etapas de un evento: ¿Cómo gestionarlas adecuadamente?

Summits, conferencias, aniversarios, congresos: sin importar su formato, todos los eventos se desarrollan básicamente en tres etapas. Conocerlas es clave para mejorar la planificación, ejecución y evaluación de tus proyectos. ¿Cuáles son, entonces, las etapas de un evento y qué debes considerar en cada una? 

Cómo gestionar las 3 grandes etapas de un evento

Si estás diseñando tu próximo proyecto, ten en cuenta sus diferentes fases para dividir el trabajo y ser más eficiente en cada una de ellas. Además, con una buena gestión, obtendrás insumos para mejorar tus propuestas a futuro. 

Pre-evento

Lo que distingue a un buen organizador de eventos, es su capacidad para planear y considerar todos los detalles, sin dejar nada al azar. Así, en las semanas previas, necesitas llevar adelante una serie de tareas para darle forma a tu proyecto. Esta es la primera de las etapas de un evento e incluye actividades como:

  • Presupuestar: debes comparar los distintos tipos de financiación que puedes obtener para tu evento. Además, necesitas estimar costos para salón, catering, ambientación, Speakers, etc. Aquí también es importante considerar la promoción del evento y los recursos de marketing disponibles.
  • Planear: incluye una serie de decisiones clave, como por ejemplo, el formato (evento virtual, presencial o híbrido). Aquí es importante definir tareas a realizar, plazos y personas encargadas de llevarlas adelante.
  • Hacer listas de chequeo: un checklist es la opción más sencilla y eficiente para no olvidarte de nada. ¿Cómo hacer una checklist paso a paso?:
  1. Organizar las tareas según distintas áreas del evento: por ejemplo, “Publicidad”, “Ambientación”, “Catering”, etc.
  2. Compartir el listado con todos los miembros del equipo, de forma digital o en papel.
  3. Designar encargados por cada área y, si fuera necesario, organizar pequeños equipos de trabajo con tareas específicas.
  4. Asignar plazos de tiempo específicos para cada actividad.
  5. Al final, dejar espacio para incluir solicitudes de último momento por parte de los clientes. 
  6. Tachar o colocar un signo de verificación en cada tarea concretada, para saber qué actividades quedan pendientes a ejecutar. 

Evento

En las distintas etapas de un evento, pueden surgir imprevistos de todo tipo. Especialmente durante los eventos masivos, es necesario contar con capacidad de respuesta y flexibilidad para solucionarlos de inmediato. Estas son algunas de las cuestiones importantes que debes monitorear en todo momento para que tu evento se desarrolle con éxito:

  • Tecnología: desde HBR (2022) señalan que actualmente los eventos presenciales requieren componentes digitales, como, por ejemplo, el contenido a demanda y el uso de plataformas virtuales. Así, necesitas prever contar con el soporte de hardware, software y técnicos especializados necesario. 
  • Personal: es importante contar con una lista de contactos confiables a quien solicitar servicios rápidamente. Puede suceder que surjan situaciones imprevistas y necesites recurrir a ellos 
  • Catering: debes supervisar que la comida y bebida sean suficientes para todos los asistentes. Asimismo, que sean de excelente calidad y que se sirvan en tiempo y forma, dependiendo de las características del evento.
  • Check-in: no importa si se trata de un evento presencial o virtual, debes controlar la asistencia de los invitados, sobre todo en eventos cerrados al público en general. Esto es importante para garantizar la seguridad de los asistentes y para controlar el aforo. 

Post-evento: una de las etapas cruciales de un evento

El evento no finaliza cuando los asistentes se van. Las etapas de un evento también contemplan el después, para capitalizar los esfuerzos realizados. El post-evento busca alcanzar los siguientes objetivos:  

  • Mantener contacto: existen diversas vías para mantener contacto con tu audiencia. Por ejemplo, las redes sociales o el newsletter
  • Generar comunidad: si quieres fidelizar a tu público, necesitarás crear sentimiento de comunidad. En otras palabras, tejer una red con los asistentes que están interesados en el tema del evento. Puedes hacerlo con invitaciones a foros en línea, charlas, debates, e incluso, contenidos exclusivos.
  • Evaluar resultados: aquí es clave evaluar el retorno de la inversión de tu evento. Es decir, analizar cuáles fueron los beneficios obtenidos tras la inversión realizada. Para eso puedes utilizar distintas herramientas, como los KPI o incluso Inteligencia Artificial que aplica en las distintas etapas de un evento, desde el check-in con reconocimiento facial o procesamiento de datos estadísticos sobre la asistencia.
  • Tomar decisiones: ¿hay algo que no salió como esperabas? ¿Qué aspectos de tu proyecto puedes mejorar? Sin duda, el post-evento es el mejor momento para evaluar el trabajo realizado y corregir o reafirmar el rumbo.

Es importante no quedarse solo en lo que se hizo, sino también dialogar con el cliente para comprobar si obtuvo lo que requería. Además, es clave recibir feedback del equipo organizador del evento, y conocer el nivel de satisfacción de tu audiencia en cuanto a la experiencia.Las diversas etapas de un evento presentan diferentes desafíos y apuntan a alcanzar objetivos específicos. Sácale el máximo provecho a cada una de ellas para crear proyectos de alto impacto que transformen a través de su contenido.


Referencias Bibliográficas

Aravindakshan, Asha. (2021). Business Networking Events (Series Part 3). MIT Sloan School of Management.

HBR. (2022). How Marketing Leaders Are Driving Growth in the New Era of Event Planning.

  • Eventos
    Eventos corporativos: las mayores innovaciones del sector
  • Eventos
    Temas económicos: tips para integrarlos en tus eventos
  • Eventos
    Eventos masivos: cómo lograr una buena planeación logística