Un evento virtual puede impulsar tu marca creando proyectos de vanguardia que te ayuden a aumentar tu alcance y aprovechar los últimos avances tecnológicos. Hoy en día, realizar un evento corporativo en este formato ofrece varias ventajas:
- Amplía la cobertura a cualquier parte del mundo.
- Evita el costo de alquiler de un lugar físico, ambientación, seguridad, catering, seguros y otros servicios.
- Es más flexible con la agenda de los asistentes.
¿Estás incursionando en la organización de eventos virtuales y quieres que el tuyo sea un éxito? Entonces toma en cuenta estas recomendaciones.
Claves para que un evento virtual salga bien
De acuerdo con Business Insider (2021), el 66 % de las compañías experimenta dificultades para alcanzar el mismo nivel de éxito en un evento virtual en comparación con los eventos presenciales. ¿Qué puedes hacer para diseñar un evento de este tipo a la altura de tus expectativas? Veamos:
Organiza un equipo multidisciplinario
Un evento virtual corporativo es mucho más que una simple videoconferencia. Para que resulte exitoso, organiza un equipo con profesionales dedicados a distintas tareas relacionadas con el formato digital:
- Experto en informática y tecnología: se ocupará de la conexión a Internet, el funcionamiento de la plataforma y la transmisión de sonido e imagen.
- Diseñador gráfico: debe crear la publicidad digital del evento y apoyar en el diseño de presentaciones visuales.
- Comunicador: también puede ser un community manager que se encargue de la difusión del evento y la coordinación de los asistentes.
- Project manager: aquí debes estar tú liderando al equipo para coordinar tareas.
De todas formas, ten en cuenta que también hay empresas que brindan estos servicios, ayudándote a generar tu evento virtual.
Escoge una plataforma confiable
Actualmente, el mercado ofrece una gran variedad de opciones de software para distintos tipos de eventos digitales. Sin embargo, el 94 % de las empresas ha tenido problemas con su plataforma virtual al momento de realizar un evento (Business Insider, 2021).
Por eso, es fundamental que elijas cuidadosamente el soporte a utilizar. Este debe ser estable, seguro, confiable y fácil de usar para los asistentes. Si bien algunos eventos corporativos como las capacitaciones técnicas requieren herramientas más específicas, para la mayoría de ellos puedes elegir un software ampliamente conocido.
En este sentido, existen muchas aplicaciones populares para videollamadas y reuniones virtuales. Son fáciles de usar y ofrecen tanto versiones gratuitas como de pago.
Segmenta la agenda del evento
Desde Forbes (2021) se recomienda dividir la propuesta en experiencias de distinto tipo, para que el evento resulte más dinámico y enganchador. Durante la planificación de tu evento virtual, diseña un journey variado que incluya, por ejemplo:
- Conferencias plenarias, pero también paneles segmentados por áreas temáticas.
- Sesiones en grupos pequeños para discusiones breves.
- Momentos de encuentro social para interactuar con otros asistentes.
- Momentos para hacer networking, dando la oportunidad de crear nuevas redes profesionales y conexiones personales.
Promueve el sentido de pertenencia
Muchas veces, en las reuniones virtuales desaparece el sentimiento de camaradería y pertenencia que se experimenta en los encuentros cara a cara. Sin embargo, este es un gran aliciente para que el público se sienta motivado y se involucre. Así, durante un evento virtual necesitas promoverlo aplicando distintas estrategias. Por ejemplo:
- Invitar a los asistentes a compartir sus propias experiencias, hacer comentarios o preguntas.
- Recurrir al storytelling para contar una historia que enganche a la audiencia.
- Dependiendo del presupuesto y los tipos de financiación con que cuentes, puedes enviarle un pequeño obsequio a domicilio.
Habilita canales de ayuda
Es muy común que, durante un evento digital, surjan contratiempos con la conexión a Internet, el ingreso a las rooms por equipos o la plataforma virtual. Además, los asistentes pueden tener dudas en los momentos previos respecto a la inscripción o la agenda del evento.
Por eso, debes ofrecer asistencia y soporte a los participantes usando distintos canales. Algunos de ellos son:
- Chat de la plataforma del evento.
- Número de WhatsApp
- Canal del evento en Slack
- E-mail de ayuda
Estimula la interacción
Nadie quiere estar sentado sin hacer nada durante horas, escuchando detrás de la pantalla. Por eso, es importante estimular una actitud activa en el público para que mantenga el interés y se involucre en el evento. Para lograrlo, es necesario:
- Plantear actividades de feedback. Por ejemplo, que los asistentes completen una encuesta o dejen un comentario en un muro virtual.
- Hacer preguntas y pedir las opiniones del público. Esta es tarea de los speakers del evento.
- Organizar tareas de práctica y aprendizaje. Por ejemplo, en eventos de capacitación.
Un evento virtual puede ser una oportunidad increíble para crear comunidad y fomentar instancias de encuentro más flexibles en entornos corporativos. Aplica estas recomendaciones y haz que tu próximo evento salga muy bien. ¿Necesitas ayuda? Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos.
Referencias bibliográficas
Business Insider. (2021, 30 de septiembre). The truth about transitioning from in-person events to virtual, according to 200 marketing strategists.
López, L. (2021, 10 de mayo). ¿Se puede diseñar un evento virtual realmente memorable? Forbes México.
