Eventos masivos empresariales: planear la logística

Eventos masivos: cómo lograr una buena planeación logística

Convenciones, seminarios, entrenamientos, lanzamientos de productos, summit: existe una amplia variedad de eventos masivos que, para llevarlos adelante con éxito, requieren de una cuidadosa planificación.

No importa si se trata de un evento presencial, virtual o híbrido. Según Forbes (2023), hoy asistimos a una coexistencia nunca antes vista de los tres formatos. Sin embargo, en todos ellos, necesitas tomar en cuenta algunos componentes de logística para desarrollarlos correctamente.

Principales aspectos de la planificación de eventos masivos

Los eventos dirigidos a una gran cantidad de público son una excelente oportunidad de crecimiento para tu negocio. Con ellos, puedes dar a conocer tu marca, hacer contactos y generar una experiencia transformadora. No obstante, la creación de eventos masivos implica un enorme esfuerzo logístico. Estos son los elementos principales que debes considerar:

Briefing

La organización de eventos requiere tener en cuenta muchas cuestiones diferentes. Por eso es clave redactar el proyecto con la suficiente antelación e incluir un checklist con todo lo necesario. Por ejemplo:

Objetivos del evento.
Presupuesto y tipos de financiación que se pueden obtener.
Cotizaciones con los proveedores: catering, mobiliario, comunicación y diseño gráfico, community management, entre otros.
Selección de plataformas online, software, soporte técnico y audiovisual para el streaming en eventos híbridos o virtuales.
Responsabilidades y tareas de cada uno de los miembros del equipo.
Establecimiento de deadlines para cada una de las tareas.

Montaje

Está entre los principales aspectos de la logística de eventos masivos. Hace referencia a la distribución espacial de escenarios, mesas, asientos y sectorización para distintas actividades. Por ejemplo, stands, exhibiciones, talleres prácticos.

Ten en cuenta que esto aplica tanto a eventos presenciales como híbridos. Incluso, puedes planificar la distribución de secciones de un evento virtual en el metaverso. Dependiendo de los tipos de eventos que organices, puedes optar por modelos diferentes de montaje. Estos son algunos parámetros útiles para tener en cuenta:

Aforo: en eventos presenciales, el espacio físico debe ser suficiente para el número de invitados. En eventos híbridos, es clave investigar qué cantidad de participantes conectados admite la plataforma de streaming a utilizar.
Distribución: puedes optar entre diversos estilos de montaje. Por ejemplo, anfiteatro, auditorio, en herradura, tipo lounge o cóctel. En el caso de eventos híbridos, puedes organizar diferentes rooms según el tema o actividad a realizar.
Tecnología: verifica contar con el equipamiento necesario para realizar presentaciones y proyecciones. También puedes recurrir a algunas tecnologías disruptivas para añadir creatividad e innovación a tus eventos. Además, es clave contar con el soporte necesario para la transmisión en vivo de los eventos híbridos.
Ambientación: incluye ornamentación acorde con la imagen de la marca, iluminación y decoración según la temática del evento. Si el evento es híbrido, puedes elegir un fondo especial para la pantalla y seguir la misma estética del evento presencial en los banners y presentaciones virtuales.

Transporte

Incluye no solo el traslado de muebles, instalaciones, ornamentación, equipamiento tecnológico para la transmisión online y catering al lugar donde se desarrollará el evento. Además, prevé el transporte del equipo de trabajo, por ejemplo, Speakers e invitados especiales, como así también, facilidades de acceso para los asistentes.

En este sentido, es clave lograr una buena optimización de recursos que ayude a ahorrar tiempo y dinero en la planeación. Ten en cuenta estos consejos para lograr una logística de transporte eficiente:

Incluye, en el precio pactado con cada proveedor, los costos relativos al servicio de transporte.
Analiza la facilidad de acceso al lugar del evento o la cercanía con el hotel o empresa donde estarán tus asistentes. Así podrás ofrecer servicio de traslado o acompañar con la búsqueda de servicios de transporte.
Supervisa cada uno de tus pedidos para verificar su calidad, cantidad y que lleguen en las condiciones pactadas.

Difusión de eventos masivos

El 62% de las agencias admitieron que su mayor desafío ha sido crear el suficiente nivel de demanda para un evento (Forbes, 2023). En eventos masivos la promoción es clave para llegar a la audiencia y conseguir una mayor cantidad de asistentes, tanto presenciales como virtuales.

En este sentido, World Economic Forum (2023) señala que la creación de contenido de calidad y la actividad en las redes sociales, ayudan a promocionar significativamente una marca aún con un presupuesto de marketing limitado. Estas son algunas estrategias que puedes aplicar:

Utiliza los canales de contacto recurrentes para comunicarte con tu público, por ejemplo: email, WhatsApp, mensajes de texto y chatbots.
Crea una landing page y/o abre perfiles de tu evento en las principales redes sociales.
Crea contenido de calidad gratuito para formar comunidad entre los asistentes.
Contrata los servicios de un community manager para responder dudas y consultas de los posibles asistentes.
Si el evento es virtual o híbrido, asegúrate de brindar instrucciones claras para el acceso o inscripción de los asistentes a través de Internet.

Seguimiento

Durante la planeación de eventos masivos, es clave revisar previamente los asistentes confirmados a la fecha para tomar ciertas decisiones. Por ejemplo, revisar si debes reforzar la promoción del evento o adecuar el espacio físico para el aforo que tengas.

En el caso de eventos híbridos o virtuales, es importante enviar recordatorios por mensaje de texto o E-mail para que los participantes recuerden conectarse en la fecha y horario indicados.En conclusión, un evento corporativo de amplio alcance, con una alta asistencia de público, puede presentar numerosos desafíos. Aplica estas herramientas para organizar tus eventos masivos y concreta un proyecto a la altura de tus expectativas.