Organización de eventos: ¿cómo garantizar una buena gestión?

Los eventos empresariales son esenciales para reforzar la identidad corporativa, establecer nuevas relaciones, transferir conocimientos o fortalecer el compromiso organizacional. Se trata de ambientes ideales que tienen la finalidad de crear lazos, generar valor estratégico y fomentar nuevos negocios. Por eso, la organización de eventos es fundamental para lograr su correcta planificación y ejecución. Esta es la clave para que sean todo un éxito.

Una buena organización de eventos debe marcar la diferencia y generar una experiencia única en los asistentes. Esta es posible a partir de una planeación bien estructurada de las necesidades, objetivos y metas que persigue la empresa. Sobre todo, en un evento corporativo que requiere mayor logística y una agenda detallada de acuerdo con su temática. Lo importante es propiciar un ambiente adecuado y una buena comunicación para sincronizar cada movimiento. 

Esta es una guía con cinco elementos clave que comprenden una buena organización de eventos corporativos. 

1.  Define la visión del evento, esta es la base de la organización de eventos empresariales 

La visión es la base de una buena organización de eventos. A través de ella, puedes saber a dónde vas, cuál es la razón del evento, lo que va a transmitir y los resultados que esperas obtener. Para eso, es importante detallar los objetivos que se quieren alcanzar, el público al cual va dirigido y el presupuesto requerido.

Objetivos del evento 

Para que un evento tenga éxito, es fundamental detallar los objetivos de la forma más clara posible. Estos deben ser específicos, realistas y medibles, pues esto permitirá que sea más fácil evaluar los resultados y poder medir el desempeño durante la organización. La mejor forma de delimitar los objetivos en la organización de eventos es utilizando la metodología SMART. Con esta puedes hacer que los objetivos sean (EAE Business School, 2018):

  • Específicos (S): deben ser concretos, detallados y estar acordes con el evento puntual. 
  • Medibles (M): definidos de forma cualitativa y/o cuantitativa para que se puedan medir dentro de lo posible. De esta manera, proporcionarán un valor numérico que reflejan los indicadores de desempeño del evento (KPI). 
  • Alcanzables (A):  los objetivos tienen que ser realizables. Es decir, dentro de lo razonable y lógico, deben ser ambiciosos pero acordes con las características del evento.
  • Reales (R): que se puedan alcanzar con los recursos materiales y humanos con los que cuente la empresa.
  • Temporizados (T): ajustados para que se cumplan en un límite de tiempo. Generalmente, en la organización de eventos se establecen objetivos a corto y mediano plazo, y se visualizan en los KPI.

De esta manera, si los objetivos están bien definidos, el evento se va a desarrollar de forma más sencilla. Así, se conseguirán las metas efectivamente y se puede medir su desempeño antes, durante y después del evento. 

Público objetivo para la organización de eventos

Definir tu público objetivo es clave para la gestión y organización de un evento. Esto debes hacerlo tanto en el tipo de audiencia como en tamaño. Tener claro a quién te diriges te ayudará a saber dónde y de qué forma convocar tu evento. 

La idea es conocer a quién quieres que vaya dirigido el impacto del evento para coordinar correctamente los elementos básicos. Además, definir cuántas personas asistirán entre colaboradores, clientes, proveedores, etc. Esto es un factor que determinará cómo será el evento y cuáles serán las actividades por llevar a cabo. Desde su formato y nivel de formalidad, hasta los equipos audiovisuales para mejorar la experiencia de los asistentes. 

Establece un presupuesto 

Es fundamental conocer el presupuesto con el que cuentas para asignar los recursos en la organización de tu evento. La idea del presupuesto es identificar cuánto necesitas para cubrir el evento. Tanto en costos fijos, como el equipamiento técnico, la locación, los conferencistas y en variables como el material de acreditación y el servicio de catering, que dependerán de la cantidad de asistentes al evento.  

2. Convoca ponentes o Speakers a la altura de tu evento  

Un evento corporativo es una acción de comunicación de gran envergadura. Por eso, los ponentes o Speakers que convoques deben estar a la altura de tu evento y ser expertos en los temas que se vayan a tratar. Es imprescindible que cuenten con experiencia que los avale. Además, que sean capaces de transmitir conocimientos e inspirar a los asistentes con ponencias interesantes que aporten valor. 

Para encontrar los perfiles de Speakers adecuados debes buscar en espacios de networking o plataformas de redes de contacto, como LinkedIn o Twitter. Elegir los conferencistas correctos aumentará el interés de los asistentes y aportará calidad, prestigio y credibilidad al evento. Durante la organización de eventos es importante invitar y confirmar a los ponentes lo antes posible para concretar el programa, iniciar la difusión y evitar imprevistos.

3. Usa tecnología de vanguardia para la organización de eventos 

La calidad en la organización de eventos es fundamental para su éxito. Esto lo puedes lograr con el uso de tecnología de vanguardia para que los asistentes vivan una experiencia totalmente satisfactoria. Para eso, es necesario dotar a los asistentes y organizadores de la mejor tecnología como herramientas audiovisuales y una buena conexión Wifi.

También, existen tecnologías que permiten mejores automatizaciones de procesos, más ágiles y rápidos en todo el evento desde el pre, durante y post. Por ejemplo, tecnologías para interactuar en vivo con la audiencia, para conseguir datos de contacto por medio de QR y facilitar el networking. Incluso, integrar nuevas tecnologías que hacen que tu evento sea diferenciador e innovador, como la realidad aumentada, hologramas, entre otros. 

4. Elabora el timing y el checklist para detallar y cuidar cada actividad del evento 

Cuidar que todas las actividades fluyan en la organización de eventos dependerá de seguir un calendario de trabajo y de verificar que se cumpla. Para eso, debes diseñar el timing, un cronograma completo de todo el día del evento. Se trata de una descripción anticipada con todo el detalle de cada actividad a realizar, la hora y la forma de organizarlas sin dejar nada a la suerte. 

De la misma manera, el checklist o lista de chequeo describe y puntualiza cada tarea a realizar. Con esta, puedes detallar el tiempo de organización y quién está a cargo de que se cumplan las actividades. Tanto el timing como el checklist son muy útiles para la etapa previa al evento. Los aspectos importantes que deben incluir están directamente relacionados con la organización de eventos como: 

  • La fecha, hora y lugar: se debe revisar que no se cruce con eventos masivos, fechas de feriados o importantes según el país. La hora debe ser adecuada según el tipo de público y el lugar de fácil acceso, que cuente con las instalaciones adecuadas para el evento como la capacidad, el parqueadero, etc. 
  • Programa de ponencias: es importante estructurar una agenda de comienzo a fin según los temas y los diferentes conferencistas para que sea llamativa, interesante e imperdible. Esto garantiza la asistencia y permanencia del evento. 
  • Puesta en escena: es necesario comprobar el funcionamiento de todos los elementos antes de comenzar el evento. Por ejemplo, los sistemas electrónicos, la distribución del espacio, el registro y acceso. 
  • Servicio de catering: esto dependerá del horario del evento y es necesario que se sirva en momentos adecuados para no generar distracción durante las actividades. 

5. Desarrolla estrategias de marketing para promocionar el evento

La difusión y cobertura del evento es de suma importancia para cuantificar una parte del retorno de la inversión realizada. Hay muchas formas de promocionar tu evento para atraer a los potenciales asistentes. Para eso, las estrategias de marketing como email y redes sociales son fundamentales, pues facilitan la conexión.

En la organización de eventos internos las herramientas de comunicación de la empresa como email y reuniones son las adecuadas. Debes tener en cuenta si el evento está dirigido a un departamento específico, por ejemplo, la convención anual de ventas, o si es para toda la empresa como el aniversario. Mientras que, para eventos externos, debes definir la estrategia según la temática y la audiencia a la que va dirigida el evento. 

En todo caso, tanto en los eventos internos como en los externos es importante utilizar estrategias tradicionales y digitales. Entre los tradicionales están la publicación en revistas especializadas, vallas publicitarias, etc. En medios online se destacan las promociones en página web, landing page, webinars, Meet up con Speakers, etc. 

Actividades post evento

Después del evento, es necesario hacer una evaluación del desempeño para medir y analizar cuál ha sido la repercusión obtenida. Igualmente, dedicar tiempo para enviar los agradecimientos, pedir retroalimentación a los participantes y hacerles llegar las conclusiones del evento. Esto se reflejará como una muestra de compromiso y profesionalismo. Se trata de un paso clave para medir si se consiguieron los objetivos marcados y corregir posibles errores para futuras ediciones. 

La organización de eventos empresariales es de gran importancia a la hora de impactar a un público objetivo. Esta se encarga de gestionar las actividades a realizar, desde los objetivos que persigue el evento, hasta las estrategias de marketing para darlo a conocer. Durante el desarrollo del evento, cada persona debe cuidar los detalles para garantizar que todos los objetivos se cumplan. También, de las actividades que se deben realizar post evento, como medir y evaluar resultados. Es importante contar con un equipo de profesionales con experiencia que contribuyan al éxito de tu evento, generando una experiencia única y de gran impacto.


Referencias Bibliográficas

ESERP. (s.f.). Cómo organizar un evento empresarial.

UNIR. (2022, 9 de marzo). Qué son los objetivos SMART y para qué sirven.