Organizador de eventos: ¿qué es y a qué se dedica?

¿Qué debe tener en cuenta un buen organizador de eventos? Pues, primero, es necesario conocer cuáles son algunos de los rasgos típicos de este profesional. En este artículo, te contaremos todo lo necesario para que realices un exitoso trabajo en organización de eventos.

¿Qué es un organizador de eventos y a qué se dedica?

Un organizador de eventos es un profesional que se encarga de dominar con destreza distintos campos para que cualquier evento no solamente cumpla con las expectativas estipuladas, sino que también las supere. Es decir, se encarga desde la etapa inicial de planeación del evento hasta su posterior finalización, con la medición de resultados.Es importante mencionar que esta persona suele trabajar en distintas fases. A saber:

• Diseño: aquí se perfila y se define el evento. Suele ser la etapa en la cual se recopila la información y se clasifican los objetivos. La pregunta básica que se suele hacer es: ¿qué se busca con este evento?

• Planificación: una vez definido, es necesario concretar las líneas de trabajo. Por esta razón, se deben tomar decisiones como la asignación de funciones o el presupuesto final.

• Producción: se trata de controlar y supervisar el evento en sí mismo, coordinando todo lo necesario para que salga exitosamente. La idea es materializar lo planeado anteriormente.

• Medición: consiste en hacer un balance sobre el evento. ¿Qué ha funcionado?, ¿qué no?, ¿cuáles son los aspectos para considerar en la siguiente ocasión?

¿Cuáles son las cualidades principales del organizador de eventos?

Dicho esto, un organizador de eventos debe tener algunas características esenciales. Te contamos cuáles son las principales:

Ser una persona flexible

Un organizador de eventos necesita ser lo suficientemente flexible para adaptarse a nuevas circunstancias y cambios imprevistos durante la planeación y ejecución del evento. Este trabajo implica contemplar múltiples áreas, muchas veces en poco tiempo. Por lo tanto, es necesario ajustar tu agenda para estar disponible y supervisar todo lo que ocurra.

Tomar decisiones rápidas y eficientes

A veces surgirán problemas inesperados u oportunidades para hacer crecer el evento. Por eso, la persona que se encargará de gestionar íntegramente el evento deberá hacerse cargo y tomar decisiones rápidas y eficientes. Si lo hace bien, podrá mitigar los riesgos y aprovechar oportunidades únicas.

Tener conocimientos y habilidades multidisciplinares

Por otra parte, un organizador debe tener un conocimiento integral; debe ser versátil y contar con conocimientos básicos en diferentes disciplinas para gestionar cabalmente el evento. Desde conocimientos financieros para la administración eficiente del presupuesto, aspectos legales en la contratación de proveedores, gestión logística para la ejecución del evento, hasta relaciones públicas y habilidades de comunicación para la gestión de contactos y desarrollo de alianzas.

Cuidar los pequeños detalles

Es clave que el organizador tenga presentes todos los detalles, desde el lugar del evento, su acceso, la agenda, el contenido de los speakers, fechas, patrocinadores, alianzas, comunicaciones, inscripciones, temas logísticos, entre otros. Para esto, se puede utilizar herramientas de gestión de proyectos, como Trello o Asana, para garantizar el orden.Hacer seguimiento de cada etapa del eventoPara esto es importante construir una agenda que permita revisar el “minuto a minuto” del evento y así administrar cada momento para garantizar que actividades que se desarrollen simultáneamente se ejecuten correctamente. Por esta razón, es extremadamente importante que exista una estructura de cada etapa, así el evento saldrá tal cual lo estipulado.

Priorizar el público objetivo

Básicamente, el organizador debe saber a quién está dirigido el evento. Para ello, deberías hacerte algunas preguntas:

• ¿Cuáles son sus necesidades? Por ejemplo, los líderes corporativos que asistan a este evento esperan conocer nuevas tendencias y metodologías aplicadas exitosamente en diferentes industrias.

• ¿Cómo generar valor? Aquí habrá que aportar contenido relevante. Siempre deberás evaluar qué es lo que hace que cada invitado asista al evento.

• ¿Cómo deberá ser el evento? Por último, entender a tu público objetivo implica saber qué características tienen estas personas. No será igual un evento dirigido a CEOs que otro donde asistan líderes de Recursos Humanos, ya que tienen perfiles diferentes.

Generar valor para la audiencia: otra cualidad de un organizador de eventos

Un buen organizador necesita generar contenido de valor. Por eso, deberá crear un evento impactante desde el primer momento.Según un estudio realizado en Canadá y publicado por la BBC, las personas tienen 8 segundos de atención plena (BBC, 2019). Por esto es clave que el evento sea lo suficientemente dinámico. Así, deberá tener temas y contenidos interesantes y de vanguardia; incluir casos de éxito para fomentar la confianza del público e incorporar momentos de preguntas y respuestas apoyándose en la tecnología de manera interactiva.

Medir resultados

De nada sirve preparar un buen evento si no hay forma de medir qué tan bien ha salido todo. Por esto, es importante cuantificar los resultados, evaluar métricas de registro e indicadores de asistencia, el retorno de la inversión, cobertura de medios, satisfacción de asistentes, speakers y organizadores. Evalúa si hubo oportunidades de mejora para que las tengas en cuenta para próximos eventos.

Tener una comunicación asertiva y efectiva

El organizador de eventos debe tener habilidades de comunicación. Constantemente, tendrá que hablar con los speakers, proveedores, aliados y el público objetivo del evento para garantizar que todas las necesidades estén cubiertas. Como tendrá que interactuar con todas las partes involucradas, también deberá gestionar el tiempo de cada conversación y hacerlo de la manera más eficiente posible.

Ser creativo para no caer en lugares comunes: la última cualidad de un organizador de eventos

Finalmente, es especialmente importante la creatividad para evitar ser comparado con la competencia. Para esto, una buena sesión de brainstorming podría ser clave, generando ideas que luego se podrán implementar o no en el evento.Todo esto demuestra que el organizador de eventos debe ser una persona versátil y contar con las habilidades que has visto en este artículo para planear y ejecutar eventos de impacto en función de los objetivos propuestos.

---

Referencias Bibliográficas

BBC (2019, 29 de febrero). ¿Por qué hemos perdido cuatro segundos de capacidad de atención en 15 años?Business Insider (2020, 26 de octubre). Cómo organizar un evento virtual exitoso, según planificadores.Forbes (2019, 15 de mayo). Five Keys to Successful Professional Event Planning.Forbes (2022, 7 de febrero). Cómo será el futuro de los eventos corporativos.Harvard Business Review (2022, 29 de junio). How Marketing Leaders Are Driving Growth in the New Era of Event Planning.Kent University (2019). Event Planning Tips.Maynooth University (2019). Helpful Guide for Event Management.