Retorno de la inversión: tips para medirlo en tus eventos

Probablemente, tu último evento corporativo cerró con aplausos y fue tema de conversación durante días. Pero esto no basta para saber si tuvo el éxito que esperabas. Para eso necesitas indicadores precisos que vayan más allá de tu intuición o de lo que digan los asistentes. Esos indicadores son los que te permiten calcular, de una manera objetiva, el retorno de la inversión.

El Return on Investment o ROI, por sus siglas en inglés, mide el beneficio que obtenemos de una inversión a partir del costo afrontado (Birken, 2021). Este parámetro se utiliza en cualquier industria, incluida la de los eventos corporativos, para saber si es rentable.

¿Por qué medir el retorno de la inversión en eventos corporativos?

Un organizador de eventos necesita conocer el ROI para tomar importantes decisiones sobre la marcha del negocio. Por ejemplo:

Por otra parte, conocer el ROI te permitirá sacarle el máximo provecho al trabajo realizado. En otras palabras, se trata de descubrir el verdadero valor de tu inversión para generar el máximo beneficio posible. No solo en términos de rentabilidad económica, sino también de posicionamiento de marca, propuestas de nuevas ediciones, mayor confianza de tus clientes y un mejor alcance.

Veamos algunos pasos prácticos para medir el retorno de la inversión en tus eventos corporativos:

1. Identifica tu meta principal

Existen varias formas de calcular el ROI y puedes usarlo para evaluar distintos aspectos de la rentabilidad de tu negocio (Entrepreneur, 2022). Sin embargo, a menudo el ROI se calcula con una fórmula bastante simple:

ROI = Total de ganancias obtenidas – total de costos realizados

Ahora bien, ¿qué sucede si en tu evento no se cobra valor de entrada? En ese caso, el retorno de la inversión no indica un beneficio económico, sino que mide el alcance de otros resultados. 

En este sentido, lo primero que debes plantearte es la meta general que quieres lograr. Por ejemplo, dar a conocer un nuevo producto, formar a los colaboradores de una compañía u ofrecer espacios de transferencia de conocimiento con contenidos de valor que contribuyan a la fidelización de clientes.

2. Plantéate objetivos específicos (y medibles)

Una vez que tienes definida tu meta general, necesitas detallar tus objetivos específicos. Es importante que sean medibles a fin de calcular el ROI de forma certera. Estos te darán los pasos o las actividades concretas que necesitas cumplir para conseguir tus resultados. Algunos casos:

  • Si tu prioridad es entender cómo crecen tus eventos, puedes medir la cantidad de asistentes. Por ejemplo, puedes tener el objetivo de lograr 1000 plazas ocupadas durante los 2 días que dure tu próximo evento. Y, al siguiente evento, comparar si este número se mantuvo, disminuyó o creció.
  • Si tu principal objetivo es transferir conocimientos, puedes hacer un test tras el evento y analizar la puntuación que obtuvo cada colaborador. Por ejemplo, hacer un test online con 10 preguntas y establecer una puntuación de 0 a 100. 

3. Lleva registro de tu proceso

Puedes ir siguiendo el alcance de tus objetivos con algunas métricas sencillas. Existe un interesante abanico de métodos cuantitativos para obtener información de valor como:

  • Cantidad de registros para el evento.
  • Relación entre el número de registros y los asistentes presentes.
  • Encuestas de satisfacción para el día de cierre.
  • Si el evento es pago, número de entradas vendidas.

Tips para optimizar el retorno de la inversión

Estas son algunas de las principales estrategias que puedes usar para mejorar el retorno de la inversión en tus eventos:

Reducir costos

¿Puedes conseguir un sitio más económico donde realizar el evento? ¿O contratar servicios de catering alternativos? Lleva un registro detallado de los gastos de cada proyecto y analiza los ítems en los que podrías reducir costos. Puede que obtengas los mismos beneficios que antes, pero con una inversión menor, lo cual mejorará tu ROI.

Estimular la interacción: otra estrategia para optimizar el retorno de la inversión

Ya sea una capacitación cerrada a los colaboradores de una empresa, un workshop internacional o un evento para fidelizar clientes, necesitas estimular la participación y la interacción. Estos son algunos tips para hacerlo de forma práctica:

  • Lanzar un preevento online para compartir algunos avances, haciendo que la audiencia se vaya familiarizando con los temas y entre sí.
  • Abrir el encuentro con una pregunta, para que los asistentes comenten qué esperan aprender o por qué están allí. 
  • Invitar al público a dejar comentarios en las redes sociales después del evento y hacer un sorteo entre los participantes. 

Ofrecer contenido de calidad

Si bien puedes crear distintos tipos de eventos con diversas temáticas, todos ellos deben tener un denominador común: contenido de alta calidad. Contrata speakers expertos en el nicho específico.  Contáctanos para obtener un servicio integral con los mejores expositores a nivel internacional.

Asimismo, acude a invitados especiales, utiliza material visualmente atractivo y complementa cada instancia con un buen contenido digital. Estas estrategias ayudan a generar valor, mejorando el ROI.Conocer el retorno de la inversión te permitirá tomar buenas decisiones para continuar desarrollando tu negocio y asegurar su escalabilidad. Ten en cuenta estos consejos y aplícalos en cada uno de tus eventos corporativos, una vez finalizados.


Referencias bibliográficas

Birken, E. (2021). Understanding Return on Investment (ROI). Forbes.

Entrepreneur. (2022). Return on Investment (ROI).