Conferencistas y temas: guía para elegir los mejores para tu evento

Conferencistas y temas: guía para elegir los mejores para tu evento

Uno de los secretos del éxito de un gran evento es elegir correctamente el tema y los conferencistas que mejor cautiven a la audiencia y se destaquen por su creatividad e innovación. Descubre aquí una guía para volverte un experto en el arte de seleccionar temas y figuras ideales para cada evento.

Aspectos preliminares

Antes de pensar en tendencias, temáticas y conferencistas, es necesario hacerte algunas preguntas clave en la etapa inicial de la organización de eventos (Smale, 2019):

     

      • ¿Cuáles son tus metas para el evento?

      • ¿Qué esperas lograr?

      • ¿Para quién está pensado el evento?

      • ¿Por qué habrían de asistir estas personas?

      • ¿Cuál es tu propuesta de valor para ellas?

      • ¿Cuándo y en dónde tendrá lugar?

      • ¿Cuál es el formato del evento (presencial, virtual o híbrido)?

      • ¿Cuál será la duración del evento?

      • ¿Qué tipo de evento será (conferencia, taller, lanzamiento, etc.)?

      • ¿Cuál es el presupuesto para el conferencista?

      • ¿Qué otras personas hablarán durante el evento?

      • ¿Cuál es el modelo de costos del evento?

      • ¿El evento contará con patrocinadores o marcas aliadas?

    Las respuestas a estas cuestiones fundamentales te ayudarán a perfilar tu encuentro efectivamente. Ahora bien, abordemos la cuestión que nos ocupa: ¿cómo seleccionar los temas y conferencistas adecuados para cada evento?

    Eligiendo un tema para tu evento

    Con un tema establecido, puedes comenzar a reflexionar sobre los conferencistas adecuados. Para elegirlos, ten en cuenta las razones por las cuales estos son importantes en un evento corporativo:

       

        • Le dan autoridad y reputación.

        • Influyen en la asistencia, en la capacidad de cobrar por la entrada y en el valor percibido por los asistentes.

        • Impactan la participación de otros expertos en el evento.

        • Aportan a la difusión del evento y a su cubrimiento en medios de comunicación.

      Estas son algunas de las preguntas que necesitas hacerte para seleccionar a los conferencistas ideales para tu evento (Hall, 2019):

         

          • ¿Quién es tu audiencia? Distintos tipos de públicos buscan distintos tipos de expertos. Un speaker (conferencista) energético y carismático es ideal para jóvenes emprendedores en vez de un ponente conservador y marcadamente técnico, por ejemplo.

          • ¿Cuál es el talento de cada conferencista? Algunos pueden llamar la atención o inspirar; otros, educar o controvertir.

          • ¿Qué estilo de charla te interesa? Algunos expertos se destacan por entregar valor en corto tiempo; otros, por comunicar con profundidad durante periodos extendidos. Los hay dinámicos e irreverentes, empáticos y enganchadores, con un enfoque más técnico o académico.

          • ¿Cuál es tu presupuesto? Considera los honorarios y gastos de acomodación y transporte de tus speakers potenciales para eventos presenciales; y para los virtuales, los gastos de la plataforma de conexión y otros requerimientos técnicos.

        Tipos de conferencistas

        En el mundo de la organización de eventos se pueden encontrar muchas personas que comuniquen efectivamente y cautiven audiencias. No obstante, hay algunas categorías generales de conferencistas que puedes tener en cuenta para tu evento:

           

            • Líderes de opinión en cada industria: tienden a tener gran influencia en sus campos y a ser versados en el arte de la expresión oral. No solo son expertos en hablar, sino también en escuchar.

            • Profesores, periodistas o escritores: generalmente no pertenecen a un campo específico, pero ofrecen su conocimiento y producción intelectual. Además, tienden a ser buenos oradores.

            • Speakers profesionales: son los especialistas en dar conferencias sobre temas precisos.

            • Celebridades: atraen por su reconocimiento y popularidad.

            • Inspiradores: despiertan emociones con su historia de vida.

          Lo que debes hacer para seleccionar tus conferencistas

          Una vez tengas una lista preliminar, hay algunas cosas que puedes hacer para escoger a esos speakers que lleven tu evento al siguiente nivel (Hall, 2019):

             

              • Revisa su biografía, página web y redes sociales para entender su experticia y personalidad.

              • Solicita referencias y habla con ellas para conocer su estilo de trabajo. Asimismo, busca relatos testimoniales de personas que hayan asistido a sus eventos.

              • Si es posible, charla con los expertos para hacerles preguntas y conocerlos un poco mejor.

              • Igualmente, procura asistir a un evento en el que estén dando una conferencia para verlos en acción. Si no puedes hacerlo, busca sus presentaciones en línea.

            Sabemos que esta búsqueda puede ser muy demandante, así que es recomendable trabajar con una agencia de speakers que te ayude con todo el proceso. En We Speakers te escuchamos y buscamos soluciones según las necesidades de tu evento. Ponte en contacto con nuestros expertos para recibir asesoría personalizada.

            Adicionalmente, no pierdas de vista el valor que la diversidad le puede imprimir a tu encuentro. Una gran manera de ofrecer un debate significativo que aporte a la audiencia y la invite a conversar y reflexionar es contar con conferencistas que ofrezcan diferentes opiniones, ángulos y posiciones sobre la temática del evento. Una selección diversa de speakers puede crear interacciones más enriquecedoras y un evento innovador.

            Consideraciones finales

            Cuando ya tengas tus elegidos y estén a bordo, es vital que los ubiques correctamente en la agenda de tu evento. Es decir, en el momento que recaude más impacto entre tu audiencia.

            Por ejemplo, necesitas un conferencista con gran poder de convocatoria y relevancia para abrir el encuentro. Una persona considerada experta en su área, que sea respetada, seguida y escuchada por quienes lo rodean. Es importante ubicar a este speaker hacia el final, para que tu público se quede durante toda la agenda.

            Por otro lado, el diseño de la agenda debe obedecer a los estilos y atributos especiales de cada speaker. Por ejemplo, puedes poner a conversar a un periodista con un experto para que la audiencia se quede con lo mejor de su conocimiento de manera sencilla y directa. También puedes crear un panel de debate o preguntas y respuestas con figuras de un mismo campo para generar conversaciones valiosas y provocadoras que inviten a la reflexión.

            Finalmente, prioriza oradores que estén comprometidos con tu evento. Favorece aquellos que están abiertos a hacer promoción antes y después y a compartir con la audiencia en momentos distintos a su presentación.

            Sin duda, la elección adecuada de temas y conferencistas es un factor clave para el éxito de un evento que trascienda, siendo la fuerza que dirige otros aspectos fundamentales donde los contenidos transformarán e impactarán, atrayendo y conquistando audiencias.

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