Creatividad e innovación: aliados clave para diferenciar tus eventos

A diario se realizan cientos de eventos empresariales, ya sea para lanzar productos, hacer networking o generar espacios de transferencia de conocimiento. Estos son parte esencial del mundo corporativo. La duda que se genera es: ¿cómo crear un encuentro que se diferencie de la competencia? Aquí es donde la creatividad e innovación son un factor clave. Conoce cómo usarlas para lograr un evento de gran impacto.

Creatividad e innovación en los eventos

La planificación de eventos y la creatividad van de la mano. Cuando organizamos un evento, debemos buscar generar el mayor impacto positivo posible. Lo primero es centrarse en hacer que sea único y especial. Así como generar ideas y experiencias memorables para tus asistentes; algo que haga que comenten durante y después de este. Una de las mejores formas para lograrlo es a través de la creatividad e innovación.

Como encargado de un evento, debes aplicar el pensamiento creativo durante el proceso. Desde la planeación, definición, presupuesto, estrategias de marketing, hasta la forma de ejecutarlo, pues existen diversas maneras de crear ideas innovadoras.

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¿Cómo aplicar la creatividad e innovación?

Para crear un evento exitoso, es importante seguir los pasos adecuados. El pensamiento de diseño es un proceso que puede aplicarse a cualquier proyecto, pero no todos los elementos aplican para cada caso. Brainstorming, design thinking, SCRUM, KANBAN y neuromarketing son algunos métodos y enfoques que pueden utilizarse en cualquier proceso de planificación de eventos.

SCRUM

Una de las metodologías más populares en el mundo del software, que fácilmente se puede adaptar a cualquier proyecto, es la metodología SCRUM.

Esta metodología consiste en un desarrollo ágil adaptado al cambio. Es decir, toma en cuenta los posibles cambios de un proyecto a lo largo de su desarrollo. De modo que, se enfoca en obtener y crear valor para los interesados, en determinados lapsos, llamados sprints, que pueden durar desde una semana hasta un mes.

En este sentido, es perfecta para los procesos creativos y la planificación de eventos. Conoce las etapas de esta metodología:

     

      1. Planificación del sprint: determinar qué tareas se requieren para el desarrollo del evento y su responsable.

      1. Desarrollo: cada responsable lleva a cabo las tareas planificadas para el evento, de modo que se asegure su cumplimiento en los plazos establecidos.

      1. Revisión del sprint: al finalizar cada sprint, el equipo evaluará, de forma colaborativa, los resultados obtenidos.

      1. Retroalimentación: a partir de la revisión del sprint y los resultados obtenidos, es importante analizar las posibles fallas o dificultades, y los aspectos que se deban mejorar para el desarrollo del evento.

    Sin embargo, la metodología SCRUM no es perfecta. Al ser tan amplia y flexible, requiere mayor responsabilidad del líder del evento (product owner) y del equipo crear el listado de tareas. Por lo que, para ayudar al proceso creativo, algunos autores sugieren implementar conjuntamente el design thinking.

    Design thinking

    Es un proceso iterativo en el que se busca entender a los usuarios, cuestionar las presunciones, redefinir los problemas y crear soluciones innovadoras que se puedan prototipar y probar. Se basa en los principios definidos por Meinel y Leifer (2021) en su libro Design Thinking Research: Translation, Prototyping, and Measurement. Estos no solo proporcionan una comprensión más profunda de este pensamiento, sino que también sirven como guía al planificar tus eventos.

    Dichos principios, adaptados al escenario del evento, son:

       

        • La regla humana. Los eventos deben centrarse en el ser humano, en los asistentes. Por ello, deben ser el enfoque de tu planificación.

        • La regla de la ambigüedad. La incertidumbre y la ambigüedad formarán parte de los eventos, porque siempre hay aspectos más allá de los límites de nuestro control.

        • La regla del rediseño. Si bien la sociedad y la tecnología están en constante cambio, la necesidad humana básica (socializar) seguirá siendo la misma. Por ello, los cambios que ejecutamos son diseños de nuestra idea original.

        • La regla de la tangibilidad. Aunque las ideas son fundamentales, lo principal es su ejecución. Con el pensamiento de diseño, el objetivo es transformar las ideas de tu evento en una realidad.

      Así, con el design thinking se planifica un evento creativo, factible y centrado en las personas.

      Usa la tecnología

      La tecnología es una plataforma infinita para la creatividad e innovación. Utilízala correctamente y podrás crear experiencias a medida para los asistentes.

      Por ejemplo, puedes probar aplicaciones o juegos interactivos para fomentar el compromiso y la participación en la conferencia. Esto podría incluir concursos de preguntas o juegos de adivinanzas basados en lo que ocurre en cada sesión.

      Asimismo, puedes realizar vídeos o utilizar la realidad virtual para dar una visita al lugar del evento antes de que abra sus puertas, lo que permitirá a los asistentes hacerse una idea de lo que pueden esperar cuando lleguen allí.

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      Tecnología aplicada en eventos corporativos- We Speakers.

      El metaverso: libertad para la creatividad e innovación

      Una de las promesas más interesantes para la organización de eventos es el metaverso. Este es un mundo digital basado en los principios de la inteligencia colectiva y las bases de datos descentralizadas. Es un espacio en el que se puede crear, compartir e interactuar con contenidos como modelos 3D, animaciones, textos, música o videos.

      El mundo digital del metaverso ofrece muchas ventajas a los organizadores de eventos, pues da acceso a una serie de herramientas para concebir experiencias inmersivas para sus usuarios. Por ejemplo, entornos interactivos más atractivos que el mundo real.

      Un caso de éxito es el de la artista pop Zara Larsson que, por medio de plataformas como Roblox, ofrece artículos virtuales para vestir a los avatares, así como acceso a espectáculos virtuales (Savage, 2021).

      De esta forma la artista ya ha ganado más de 1 millón de dólares (740.000€) desde que se unió a la plataforma en mayo del 2021.

      El espectáculo de Larsson en Roblox atrajo a más de 1,6 millones de usuarios, con más de cuatro millones de visitas. Desde entonces, los jóvenes la reconocen en redes sociales como “la chica de Roblox”. «Es increíble. Que haya sido así como me descubrieron a pesar de que llevo 10 años haciendo esto», comentó la artista en una entrevista a BBC Mundo (Savage, 2021).

      Después del evento

      Puede que el evento haya finalizado, pero aún queda trabajo por hacer. A continuación, algunos pasos que puedes seguir para lograr resultados significativos y duraderos.

      Agradece

      El envío de mensajes de agradecimiento a los participantes, ponentes y patrocinadores es el método ideal para demostrarles lo mucho que valoras su participación y apoyo. Un agradecimiento directo es un método extraordinario para crear confianza con tu base de participantes.

      Recolecta la opinión de los asistentes

      Pregunta a los invitados por su experiencia y convierte este evento en una gran oportunidad de aprendizaje. Analiza los indicadores clave de rendimiento para conocer el índice de éxito del evento y la percepción de los asistentes. Usa esto para fomentar tu creatividad e innovación en tus próximos proyectos.

      No te olvides de preguntar también a tus proveedores, ponentes y patrocinadores. Su opinión es igualmente importante. Sin ellos, sería difícil llevar a cabo tu evento exitosamente.

      Analiza los resultados

      Ahora debes diseccionar la información. Las opiniones de los asistentes, ponentes y proveedores pueden ayudarte a medir el efecto y desempeño del evento. Igualmente, te permiten plantear cambios para tus próximos eventos.

      Finalmente, no olvides seguir en contacto con tus invitados y ponentes después del evento. Puedes hacerlo con creatividad e innovación, por ejemplo, creando una recapitulación de las partes más importantes del evento, según el tema.Organizar y planificar eventos es un arte complejo con muchas aristas. La creatividad e innovación son los bloques fundamentales de uno memorable. Usa lo que aprendiste aquí y dales a tus invitados una experiencia impactante.


      Referencias Bibliográficas

      Meinel, C., & Leifer, L. (2021). Design Thinking Research: Translation, Prototyping, and Measurement. Springer.

      Savage, B. M. (2021). How pop star Zara Larsson made a seven-figure sum on Roblox. BBC News.