Indicadores de gestión o KPI: cómo usarlos en tus eventos corporativos
¿Necesitas saber si tu último evento corporativo tuvo el impacto que esperabas? Puedes comprobarlo de una forma relativamente sencilla, aplicando algunos KPI. Los indicadores de gestión o Key Performance Indicators son parámetros que le permiten, a una empresa, verificar si está cumpliendo sus objetivos.
A nivel general, los KPI permiten a las compañías cuantificar sus datos (Houston, 2021). Algunos resultan relevantes en el sector de los eventos corporativos. Ya sean convenciones, lanzamientos de productos, talleres u otras propuestas, pues ofrecen información de valor, por ejemplo:
- Aciertos y errores de nuestro evento.
- Reacciones del público.
- Alcances de la convocatoria en términos de asistencia, publicidad e, incluso, solicitud de nuevas ediciones del evento.
Para recolectar estos datos, podemos apelar a diferentes técnicas e indicadores de gestión.
Tipos de indicadores de gestión y cómo medirlos
Los KPI varían según los objetivos y la naturaleza del evento. Veamos algunos de los más relevantes para esta industria y cómo medirlos.
H3: Recontrataciones
¿Cuántas empresas a las que has prestado servicios o cuántos de los asistentes a tus eventos contratarían o recomprarían algunos de tus servicios o productos? Si uno de tus eventos corporativos fue exitoso, probablemente los mismos clientes vuelvan a contactarte para nuevas ediciones. Incluso, pueden recomendarte con sus aliados o socios.
La estrategia más práctica y sencilla para medir este KPI consiste en analizar el índice de fidelidad de tus clientes. Según Forbes Digital (2022), esta métrica permite calcular la tasa de retención con la siguiente fórmula:
FÓRMULA
(Cantidad de clientes al final del periodo – Cantidad de nuevos clientes adquiridos durante el periodo) / (Cantidad de clientes al inicio del periodo) x 100.
Margen de ganancias
Este KPI no solo mide la rentabilidad de tu negocio. También te permite evaluar si ha crecido debido al aumento de asistentes a tus eventos o tras una alianza empresarial.
Ahora bien, veamos cómo obtener el margen de rentabilidad:
- Calcula los costos del servicio (alquiler de local, catering, Speakers, etc.).
- Calcula el total de ingresos obtenidos.
- A este total, resta el total de costos.
- Luego, divide ese total entre los ingresos.
De modo que:
- Margen de ganancia = (Ingresos – costos) / Ingresos
- Multiplica el resultado por 100 para obtener el margen expresado en porcentaje.
En este sentido, si tu costo es de USD $100 por cliente y has obtenido un ingreso de USD $150 por cada uno, el margen de ganancia es del 33%.
Tener en cuenta este indicador es importante para tomar decisiones acertadas a futuro. Por ejemplo, para mejorar tus estrategias de marketing o encontrar maneras de reducir costos.
Satisfacción del cliente
Este indicador mide si tu propuesta cumplió con las necesidades y expectativas del cliente. Para obtener este tipo de información, es recomendable recurrir al Net Promoter Score – NPS. Hoy es uno de los principales indicadores de gestión para medir la experiencia del usuario al relacionarse con tu marca.
Este indicador se mide a través de una única pregunta, ajustada a nuestro propósito: En una escala de 0 a 10, ¿qué tan probable es que recomiende nuestro evento a un amigo? (Reichheld et al., 2021). Los encuestados responden según su nivel de satisfacción, lo cual brinda el siguiente panorama:
- De 0 a 6: no recomendarían tu evento.
- Entre 7 y 8: los asistentes están satisfechos, pero no tanto como para promover tu marca.
- Entre 9 y 10: los asistentes a tu evento están entusiasmados con tu propuesta, han colmado sus expectativas y es probable que se fidelicen.
Cantidad y perfil de los asistentes
Lescak et al. (2021) sugieren utilizar encuestas sencillas para los asistentes, que permitan recolectar características para configurar el perfil de estos. Tales como edad, procedencia, profesión e, incluso, intereses y razones para asistir al evento. Comparar estos datos con los de otros eventos te permitirá saber si aumentaron los asistentes y conocer con qué tipo de público estás interactuando.
Ventajas de medir los indicadores de gestión
Vale la pena dedicar tiempo a aplicar los KPI, dado que demuestran el rendimiento del negocio. Estos son los principales beneficios que ofrecen:
- Comparar resultados: ¿fue más exitoso tu último evento o el anterior? ¿Qué temas fueron más atractivos para tu público objetivo? Gracias a los indicadores de gestión, puedes comparar los resultados obtenidos en distintos proyectos y ediciones. Esto te permite extraer lo mejor de cada uno y diseñar un plan de mejora.
- Verificar el alcance de los objetivos: los indicadores de gestión te ofrecen información realista, certera y confiable acerca del cumplimiento de tus metas. Por ejemplo, si lograste alcanzar un número determinado de asistentes a tu evento o si conseguiste nuevos clientes a partir de una recomendación.
En otras palabras, los KPI permiten verificar el alcance de los objetivos planteados en los distintos aspectos del negocio. Tanto a nivel económico, como profesional, de posicionamiento en el mercado, afianzamiento de tu marca y proyección nacional e internacional.
Medir el éxito de tus eventos resulta fundamental para mejorar constantemente. Los indicadores de gestión constituyen una herramienta práctica, efectiva y confiable para hacerlo. ¿Quieres elevar la calidad de tus proyectos? Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo podemos lograrlo juntos.
Referencias Bibliográficas
Forbes Digital. (2022). Las seis métricas financieras que hay que mirar para detectar las falencias de una startup.
Houston, M. (2021). KPIs: What Are They, And Why Are They Important? Forbes.
Lescak, E.; Duckles, B.; Yehudi, Y.; Shaik, R.; Alanis, L.; Martinez, C.; Bellini, Y, & Burns, E. (2021). Tracking Impact and Measuring Success in Data Education Events. Berkeley Institute for Data Science [BIDS], Berkeley University of California.
Reichheld, F., Darnell, D, & Burns, M. (2021). Net Promoter 3.0. Harvard Business Review.
